Blog

IT en het schaalbaar maken van je organisatie

Auteur Joost Lommers Joost Lommers is enterprise designer en Enterprise Architecture consultant bij Trivento. Joost vindt het leuk om diep onbekend terrein in te trekken en is altijd op zoek naar een waarden-volle oplossing – met menselijke maat en klantgericht, nooit alleen technologiegedreven.

Om direct maar met de deur in huis te vallen: de rol van IT in het schaalbaar maken van je organisatie is groot. Natuurlijk verwacht je zo'n opmerking van een IT-dienstverlener. Maar ook allerlei organisatieadviesbureaus bevestigen dat. Een schaalbare organisatie is veel meer dan alleen het inzetten van flexwerkers of het hebben van contracten met een korte looptijd. Goede slim ingezette IT is een belangrijke voorwaarde voor schaalbaarheid. Standaardiseren, optimaliseren en automatiseren zijn de sleutelwoorden.

25 jaar inzet van IT in een notendop

De inzet van IT om organisaties beter schaalbaar te maken stond al in 1995 beschreven, toen Nicholas Negroponte zijn boek "Being Digital" publiceerde. Hierin beschreef hij dat alles wat makkelijk digitaal te representeren was, uiteindelijk ook digitaal geleverd zou gaan worden.  Leun even achterover... 

1995: Amazon was net een jaar oud en verkocht nog boeken van papier. Muziek werd verkocht op CD's. De oprichting van Napster – de eerste grote streamingdienst – zou pas 4 jaar later plaatsvinden. Als je een reis wilde boeken, ging je naar een reisbureau of belde je de klantenservice van een luchtvaartmaatschappij. Mobiele telefoons werden alleen gebruikt om met elkaar te bellen. 

Fast-forward 25 jaar: muziek wordt vooral gestreamd en vinyl is terug! TV kijken we ook steeds meer wanneer het ons uitkomt, Ziggo heeft net het analoge signaal in mijn wijk uitgezet. Winkels zijn 24x7 open, al noemen we ze nu websites. En we staan aan de vooravond van eenvoudige nieuwsberichten, die automatisch met AI-technologie geschreven worden. Allemaal mogelijk gemaakt door IT.

IT als belangrijkste schalingsfactor

In combinatie met communicatietechnologie, smartphones, mobiele en draadloze netwerken en het wereldwijde Internet, werd IT de belangrijkste enabler van de afgelopen 25 jaar. IT maakt het namelijk mogelijk om verschillende elementen uit je organisatieontwerp schaalbaarder te maken. Bijvoorbeeld de communicatiekanalen. Met IT kun je altijd in verbinding staan met klanten, ook als je medewerkers slapen of van een vrije dag genieten. Of je vindt potentiële klanten op plaatsen waar je vertegenwoordigers 25 jaar geleden nooit naartoe gereden zouden zijn. En als je meer mensen wilt bereiken? Dan kan dat met digitale en geautomatiseerde communicatie sneller, gemakkelijker en goedkoper, dan wanneer je dat met extra medewerkers probeert.

Kortom, IT maakt het mogelijk om een bredere groep mensen, sneller, meer en vaker te informeren over je producten en diensten. En dan ook nog eens relatief veel goedkoper dan 25 jaar geleden.

De opmars van digitale diensten

IT heeft ook volledig nieuwe diensten mogelijk gemaakt, op een schaal die voorheen onmogelijk leek. Kijk naar het aantal profielen op LinkedIn, of de hoeveelheid transacties op eBay. Of denk aan alle films en series op Netflix, die je direct kunt kijken. Hoe, waar en wanneer je je daar zin in hebt. Denk ook aan allerlei producten of installaties, die steeds meer data over hun functioneren kunnen delen of versturen. Zoals kopieermachines die zelf een mailtje sturen dat de toner bijna op is. Of BMW's die de garage melden dat ze bijna toe zijn aan onderhoud. Ik maak tegenwoordig geen afspraak meer met de garage, de garage belt mij om een afspraak te maken.

Bedrijfsprocessen onder de loep

IT integreren in je bedrijfsprocessen heeft ook een neveneffect. Je wordt min of meer gedwongen kritisch naar je processen te kijken. En te bepalen wat gestandaardiseerd en geautomatiseerd kan worden.  Waar de werkzaamheden eerder door individuele helden op diverse, creatieve manieren werden uitgevoerd, zal door - zij het - goede IT de beste versie hiervan geautomatiseerd worden. Als processen eenmaal geautomatiseerd zijn, dan zijn ze snel en vaker te hergebruiken. Als dat nodig is, natuurlijk.

Lees ook het E-book "De 9 bouwstenen van een schaalbaar businessmodel ingevuld"

Ontwerpen om te digitaliseren

Gestandaardiseerde en geautomatiseerde operatie is ook een voorwaarde als je de volgende stap met je organisatie wilt zetten: digitale transformatie naar een klantgerichte, continue optimaliserende organisatie. Een voorbeeld staat beschreven in Designed For Digital –How To Architect Your Business For Sustained Success, het laatste boek van Jeanne Ross van MIT. 

Als je van mening bent dat digitale transformatie voor jouw organisatie niet hoeft, dan zijn het wel je klanten die dat van je verlangen.

Heb jij je nog niet verdiept in de vraag: Hoe IT van belang kan zijn voor jouw organisatie? Dan wordt het tijd om aan de slag te aan. Jeanne Ross geeft daarvoor vijf tip som aan de slag te gaan:

  • Digitale transformatie is een business transformatie, dus leg de verantwoordelijkheid niet bij je IT afdeling.
  • Bestaande IT systemen (legacy) kunnen net zo'n blokker zijn als verouderde organisatiestructuren, dus betrek de IT leiders om te bepalen welke veranderingen haalbaar zijn.
  • Haal architectuurdenken uit de IT afdeling en ontwerp de verandering met technieken voor bedrijfsontwerp en business architectuur.
  • Het duurt een tijdje voordat digitale transformatie meetbare waarde oplevert, dus wees geduldig en hou vol.
  • Organiseer co-creatie met belangrijke klanten, aangezien alles draait om de juiste klantervaring.

 

Dit artikel delen?

Meer lezen?

Bekijk hieronder het ebook

De 9 bouwstenen van een schaalbaar businessmodel ingevuld

Download nu