Blog

Wat is een Product Informatie Management (PIM) oplossing precies?

Auteur Martijn

De hoeveelheid data binnen organisaties groeit snel. De structuur en kwaliteit van data laat soms nog veel te wensen over. Het kost steeds meer moeite om grip op de informatiestroom te hebben en te houden. Met name als het presenteren van deze data via de verschillende kanalen niet kwalitatief, uniform en tijdig is. In de markt zijn verschillende oplossingen beschikbaar. Software die niet alleen zorgt voor kwaliteit en tijdigheid, maar ook de bewerkingstijd verlaagt. Door centraal te werken en dus data vanuit één punt vast te leggen, te bewerken en te distribueren. Eén van de oplossingen is een Product Informatie Management (PIM)-systeem. In dit blog vertellen we je meer. Wat is een PIM? Hoe werkt het? En wat is de toegevoegde waarde van een PIM?

Over PIM


De afkorting PIM staat voor Product Informatie Management. Het gaat dus om informatie over producten en diensten, maar voor het gemak hebben we het vanaf nu over producten.  Een PIM-oplossing verzamelt, verrijkt en verspreidt data over producten uit verschillende bronnen. Sla je het plat dan zou je PIM als volgt kunnen omschrijven: ‘Alle informatie die je hebt of krijgt wordt centraal verzameld. 

Je brengt de data op orde door te ontdubbelen, aan te vullen en te categoriseren. En voor webtoepassingen specifiek het toepassen van (SEO) tagging. Daarmee zet je gelijk stappen richting het verbeteren van de interne zoekbaarheid. Vervolgens verspreid je de verrijkte data vanuit één centraal punt naar de verschillende doelgroepen of platformen. In plaats van platte data, publiceer je tegelijkertijd op je verschillende kanalen meer, betere en consistente informatie. Die door zoekmachines goed te indexeren is. Je lost dus meerdere problemen tegelijkertijd op! 

Voorbeeld: Bijvoorbeeld een webshop die aanbiedingsacties uit mailings niet tijdig op de website toont. Met het gevolg dat de klantenservice klachten krijgt, marketing ontevreden is en sales omzet verliest.

Wie hebben baat bij PIM?

De vraag naar een PIM-oplossing is vaak uit nood geboren. Veel tijd gaat verloren met het verwerken van productinformatie. Excel bestanden voldoen niet langer en de behoefte aan beter overzicht en inzicht in data groeit. Vroeg of laat geldt dat bijna voor iedere organisatie die werkt met product informatie. En die efficiënter en effectiever wil werken. Klein, groot of in welke branche, het maakt niet uit. 

Goed gedocumenteerde informatie, die doelgericht verspreid kan worden, levert iedere organisatie voordeel op. De data verspreiding kan intern, extern of beide zijn. De praktijk leert dat organisaties die baat hebben bij de implementatie van een PIM-oplossing: 

  • Een groot aanbod van producten hebben.
  • Complexe productinformatie snel en op een goede manier moeten kunnen verwerken.
  • Producten via verschillende kanalen (omnichannel), verkopen of exporteren.
  • Nu geconfronteerd worden met onnodige fouten, doordat er veel handmatige bewerkingen plaatsvinden. Bijvoorbeeld in Excel. 

Ter illustratie: Voor bijvoorbeeld een groothandel of marketplace, die vanuit verschillende bronnen (leveranciers) producten met de bijbehorende informatie ontvangt, kan een PIM-oplossing een uitkomst zijn. Door de bulk informatie, die binnenkomt op één plek te combineren, opschonen en te verrijken ontstaat er overzicht. De met leveranciers specifiek gemaakte verkoopafspraken kunnen deel uitmaken van de verrijking. Productinformatie wordt op een consistente manier, vaak geautomatiseerd, naar doelsystemen gepusht. Het resultaat: Minder tijdsbesteding aan beheer en onderhoud van informatie, minder klachten en dus minder kosten. PIM helpt om informatie flexibeler, efficiënter en goedkoper te managen. 

De voordelen van een PIM-oplossing

Maar welke voordelen kunnen dat dan zijn? Houd er rekening mee dat niet alle PIM-oplossingen dezelfde functionaliteit bevatten. De meest genoemde voordelen zijn: 

  • Efficiënter werken - Het kost vaak even tijd om een PIM oplossing in te richten. Daarna is het makkelijker om productinformatie te managen en gaat het je tijd en dus geld opleveren.  
  • Betere regie over kwaliteit van productdata - Binnen een PIM-oplossing kun je uit verschillende bronnen geïmporteerde data opschonen, categoriseren en verrijken, zodat het makkelijk herleidbaar en vindbaar is. 
  • Eenduidige informatie verspreiden naar verschillende kanalen - Vanuit de eigen systemen de juiste informatie pushen naar interne en externe systemen. Verspreiding vanuit verschillende systemen kost tijd en het risico op het maken van fouten is groter.
  • Informatiestromen aan elkaar koppelen  - In een volledig geïntegreerd systeem worden informatiestromen via API’s of Microservices aan elkaar gekoppeld. Bij omnichannel verkoop, wordt bijvoorbeeld de beschikbare voorraad getoond. Je hoeft je klanten dus geen nee meer te verkopen. 
  • Mogelijkheid tot cross-selling, upselling - Productinformatie via verschillende kanalen zo inrichten, dat gebruikers alternatieven en gerelateerde producten te zien krijgen. Bijvoorbeeld een set boortjes bij een boormachine, planken van een andere houtsoort of andere boeken van dezelfde schrijver.
  • Makkelijker samenwerken in de keten - PIM is een ketenoplossing. Door slimme koppeling met interne en externe systemen kan informatie (grotendeels geautomatiseerd) geïmporteerd, bewerkt en verspreid worden. 

PIM helpt je om je productinformatie op orde te hebben. Dat vormt de basis voor efficiënt werken. Door PIM slim te integreren met andere systemen en binnen het ecosysteem goed samen te werken, optimaliseer je de workflow en de informatievoorziening. Je kunt sneller schakelen en maakt minder fouten. Het resultaat is minder klachten en een hogere klanttevredenheid. Dat ga je terug zien in je omzet. 

mock up beslisboom@0,1x

 

Download hier ons ebook Elasticsearch: Realtime zoeken in grote hoeveelheden data. 

Welke PIM oplossingen zijn er?

PIM-oplossingen zijn er in alle soorten en maten. Welke oplossing bij jouw organisatie past is volledig afhankelijk van je business doelen. Van essentieel belang is dat de oplossing die je kiest, past bij die doelen. Wat is jouw fit?

  • PIM only oplossing - een oplossing voor sec het beheren en verrijken van interne productdata vanuit verschillende bronnen.
  • PIM e-commerce oplossing - een compleet geïntegreerde oplossing, die centraal staat en gekoppeld is aan je interne marketing- en CRM/CMS-oplossingen enerzijds. En je commerciële platformen anderzijds. Bijvoorbeeld omnichannel webshops, marketplaces, social media en toezichthouders.
  • PIM marketing oplossing - wordt ingezet en is gekoppeld aan marketingtools. Deze PIM oplossing bevat geïntegreerde DAM-functionaliteit. Bijvoorbeeld wanneer data moet worden toegevoegd aan de marketingtools. Denk aan uitgebreide productspecificaties, beeldmateriaal(video). 

Verschillende doelen

Afhankelijk van de doelen die je wilt bereiken met het integreren van een PIM-oplossing zal het effect op de organisatie anders zijn. Voor een e-commerce organisatie met omnichannel strategie en geïntegreerde marketing tools kan een PIM integratie meer impact hebben. 

Binnen de verschillende kernprocessen moeten tijdens piekbelastingen grote hoeveelheden geordende informatie in korte tijd verwerkt worden. Voor een groothandel in bouwmaterialen met een groot productaanbod, is dat wellicht heel anders. Het goed kunnen beheren en verspreiden van alle productinformatie is misschien wel de belangrijkste doelstelling.

Onze aanpak

Vanuit de Trivento aanpak redeneren we meestal vanuit je piekvraag. Vervolgens gaan we terug naar de basis. Samen kijken we naar de business doelen en kernprocessen. En formuleren een oplossing die bij jouw organisatie past. En we kijken hoe die op de meest effectieve, efficiënte en duurzame manier in je IT landschap geïntegreerd kan worden. Klinkt logisch toch? Maak gerust een vrijblijvende afspraak om samen eens te sparren. Wij helpen je graag verder.

Ben je opzoek naar meer?

Bekijk hier een selectie van onze ebooks.

Businesscase BookSpot:
op weg naar een schaalbaar digitaal e-commerce platform

Download nu

Ebook Elastic Search:
Realtime zoeken in grote hoeveelheden data

Download nu

Checklist Digital Commerce:
stel slim jouw ideale digital commerce landschap samen

Download nu