Hoe maak je een team succesvol met een digitale samenwerkomgeving?

door Rijk van Vulpen - 3 november 2017

Als je aan een bekend succesvol team denkt, weet je er vaak zo een paar op te noemen. De X-men, the A-Team, misschien ook wel de Power Rangers. De samenstelling van het team bestaat altijd uit allemaal verschillende karakters met hun eigen kwaliteiten. Ook ligt er meestal voor zo’n team een bijzondere uitdaging. Na allerlei verwikkelingen weet het team hun krachten te bundelen. Zo ontstaat er een team dat overwint. In de praktijk verloopt het ontwikkelen van zo’n high performance team binnen bedrijven eigenlijk ook zo! Alleen vaak wat minder kort door de bocht. Hoe ondersteun je zo’n succesvol superteam? En hoe vertaalt dit zich in de werkelijkheid met alle (digitale) uitdagingen die er op de loer liggen?

De uitdagingen van een superteam

Vaak zijn er belemmeringen te over. Het team is gedistribueerd over locaties. De leden van het team zijn mobiel. Het team bestaat ook uit leveranciers, externen over de grenzen van de organisatie heen. Soms maken zelfs klanten en toezichthouders deel van het team uit. Het team moet in korte tijd worden gevormd (en daarna ook weer ontbonden). Er is een ratjetoe aan culturen, werkwijzen, kennisniveau’s en belangen. En bovendien is het vraagstuk dat moet worden opgelost ook dynamisch. Hoe ontwerp en maak je dan een situatie die helpt al die belemmeringen te overbruggen?

Binnen Trivento gebruiken wij een ontwerpaanpak die we “design for teamwork” noemen. Het resultaat is een toegespitst ontwerp op bovenstaande situatie. Dit ontwerp ondersteunt de groepsvorming, bouwt aan vertrouwen, helpt het doel verhelderen en verheldert wie wat doet. De storming en norming fase wordt verkort met goede communicatie patronen. Ook conflict verheldering en constructieve oplossingen worden in dit ontwerp ingebakken.

Natuurlijk wordt de dienst die moet worden geleverd in een oogopslag inzichtelijk, samen met de processen die daarvoor nodig zijn en de voortgang daarvan. Vaak is er ook behoefte om vooral herstel van dienstverlening te ondersteunen, door beslissingsondersteuning, scenario’s en daadkracht gevend initiatief, zodat er resultaten wordt bereikt. Kortweg, er ontstaat een teamproces ontwerp op maat.

 

De teambeleving in een digitale samenwerkomgeving

Door het gedistribueerde, mobiele of netwerkachtige karakter speelt “digitaal” daarin vaak een belangrijke rol. Qua standaard voorziening kennen we natuurlijk zogenaamde “Groupware”, zoals Microsoft Sharepoint of Google+. Dit is meestal bedoeld voor de kantoor- of project samenwerking. Onze Trivento frontend collega’s maken vergelijkbare omgevingen op maat voor medewerkers en partners. Ter ondersteuning van de “employee experience”.

Neem als voorbeeld “de omdraai” in de luchtvaart. Als een vliegtuig is geland moet het weer zo snel mogelijk gereed worden gemaakt voor de volgende vlucht. Dit wordt uitgevoerd door een groot team: de schoonmaak, brandstof, passagiers, bagage, onderhoud, vluchtvoorbereiding, etc. Een tijdelijk en mobiel team in en om het vliegtuig. Belangrijk is dat dit in een gecoördineerde multidisciplinaire teaminspanning voor elkaar komt. Er zijn duizend en één logistieke redenen waarom dit mis zou kunnen gaan. Het team krijgt een hele korte tijd om zich te vormen en om op elkaar in te spelen. Een digitale omgeving voor de doelvorming, voortgang, monitoring, bijsturing en afstemming verkort hier de doorlooptijd zomaar met tien procent en reduceert het aantal grote vertragingen.

Binnen Trivento ontwerpen en maken we geregeld dit soort virtuele teamomgevingen, die allemaal zijn toegespitst op de unieke situaties. Dit zet mensen in een kracht. Dit transformeert de samenwerking en vergroot de teambeleving. Wij helpen organisaties om een geweldige, unieke plek te zijn om te werken. Steeds optimaliserend hoe mensen samenwerken en dingen voor elkaar krijgen.

Het superteam redt het project

Onze concepten ambieren om de grotere employee experience in lijn te brengen met de bedrijfsdoelen en processen, om mensen meer betrokken en produktief te maken en hen zich te laten richten op hun belangrijkste taken. Doordat we ontwerpen voor de fysieke omgeving, de digitale en de menselijke interactie, integreren, verbeteren en herontwerpen we de belangrijke team communicatie. Zo brengen we het in lijn van het werkgevers merk, en maken zo een cultuur van creativiteit en samenwerking. Vaak leidt dat tot een transformatie op ecosysteem niveau: we verbinden produkten en diensten, processen en samenwerking, communicatie en cultuur. Niet alleen voegt dat veel waarde toe voor klanten, het implementeert ook een geintegreerde visie op de digitale organisatie. Ze stroomlijnen bestaande business en vormen creatieve dienstverlening zodat nieuwe spelers worden bereikt.

Zo goed als het team van die bekende televisieprogramma’s wordt het nooit. Maar een superteam ervaring, dat ligt zeker binnen handbereik.

Hoe komt een ontwerp voor een digitale samenwerkomgeving tot stand?

Wat zijn de voordelen van een goede interdisciplinaire samenwerking bij software ontwikkeling? Lees de whitepaper hieronder voor meer inzicht in hoe de Scrum methode en software ontwikkeling met Design Thinking leiden tot succesvolle digitale producten voor de eindgebruiker.

Wat zijn de voordelen van een goede interdisciplinaire samenwerking bij software ontwikkeling?

bekijk de gratis whitepaper