Recap meetup Systeemdenken en Viable System Model (VSM) in de praktijk

door Rijk van Vulpen - 1 mei 2019

Je komt er niet met alleen analytisch, reductionistisch denken! Omgevingen van organisaties zijn complex en dynamisch geworden. Organisaties moeten zich daarom goed organiseren om die beweeglijkheid in haar ecosysteem aan te kunnen.

Traditioneel doen we dat met het hiërarchisch model en analytische procesmodellen. Maar dat zijn modellen op basis van macht en gecentraliseerde kennis in de organisatie. Het leidt tot jojo-gedrag in centralisatie-decentralisatie. Het leidt tot over-control door managers: sturing op de vierkante meter. Het leidt tot grote staven die voor zichzelf beginnen. Het leidt tot eigen visie en strategie zonder werkelijk begrip van de omgeving, tot gemiste omgevingsveranderingen. Het leidt ertoe dat organisaties beperkt houdbaar zijn, het 10 jarig jubileum nauwelijks halen, laat staan het 25e.

In onze cyclus over Enterprise Design organiseerden we op dinsdagavond 16 april 2019 een meetup met Ed van der Winden, Managing Director bij DoITogether. Ed nam ons mee in de wereld van het Viable System Model. Dit is een belangrijke systeembenadering waarmee iedere organisatie of ecosysteem geanalyseerd en verbeterd kan worden. Dit is van belang om de grote complexiteit en benodigde verandering binnen de organisatie beter te lijf te kunnen en om deze zinnig bestuurbaar te maken. Deze manier van denken is onmisbaar voor iedere designer, veranderaar en (business) architect. De systeembenadering, ook systeemdenken genoemd, vormt met ontwerp denken het hybride denkkader in Enterprise Design.

 

De levende manier van organiseren: VSM

Stafford Beer ontwikkelde eind jaren 60 een beter alternatief: Management Cybernetica of concreet het Viable System Model (VSM). Stafford Beer beoogde een “wetenschap van het organiseren en besturen” te ontwikkelen. Hij deed dit door de principes die onder alle organisaties ligt vast te leggen. Vitaliteit, viability in het Engels, was wat hij daarin zocht: het vermogen te bestaan en zelfs te excelleren in onvoorspelbare en turbulente omgevingen. Aanpasbaarheid, van zichzelf en zijn omgeving, is daarin cruciaal.

Dat leverde het VSM model op: key systemen, communicaties en informatiestromen om complexiteit te managen. En een herhalende structuur in lagen: levende systemen zijn opgedeeld in zelfstandige en ook levende subsystemen, met dezelfde eigenschappen en structuur. Je hebt dus maar één verzameling regels nodig om alle levende systemen te beschrijven.

VSM modelleert een Systeem in 7 onderdelen: 6 subsystemen en de omgeving.

  • 1. Operatie
    Deze levert de toegevoegde waarde, het product of de dienst van de organisatie.
  • 2. Coördinatie
    it zorgt voor de (horizontale) afstemming op elkaar van de Systeem 1 Operaties, in de tijd, qua hoeveelheid, qua resource-gebruik, etc. Voorbeelden van dit systeem zijn een rooster op een school of een productieplanning in een fabriek.
  • 3. Management Nu
    In dit systeem gaat het over de verticale cohesie, belangrijke elementen zijn vaak resource en doelmanagement: wat kun je leveren met welke resources? Hoe doe je dingen goed en efficient, maar op een open en participatieve manier?
  • 3*. Monitoring
    Dit systeem zorgt voor het vertrouwen dat we begrijpen wat er gebeurd.
  • 4. Management Toekomst
    Hier richt het systeem zich op het begrijpen van de omgeving, vormen van strategie en vernieuwing
  • 5. Balans
    Dit is de ultieme ingrijper bij onbalans: in ontbrekende systemen of informatiestromen, in onbalans tussen strategie en operatie.

Na een inhoudelijke uitleg van het VSM gebruikten we alle tijd voor de workshop. Als voorbeeld werkten we met  Schiphol. Er werd veel gelachen maar ook serieus uitdagend met elkaar gediscussieerd over alternatieven. Uiteindelijk kwamen ook Ed’s eigen uitwerkingen op tafel. Al met al een leerzame avond.

Meer weten?

Trivento bedankt Ed voor zijn presentatie en alle aanwezigen voor hun deelname. Aan deze meetup waren geen kosten verbonden.

Wil je op de hoogte blijven van onze meetups?